Münster, 16. Mai 2012 - „Der strategische Einkauf hat in den letzten Jahren deutlich an Bedeutung gewonnen. Dennoch betreiben viele Unternehmen im Einkauf immer noch immensen manuellen Aufwand, der nicht nur Kosten versursacht, sondern auch Zeit frisst und bei der Suche nach geeigneten Lieferanten einschränkt", umreißt RAAD-Analyst Dr. Cristian Wieland die Situation. Insgesamt gaben im Rahmen der Studie mehr als 230 Einkaufsleiter deutscher Unternehmen mit über 200 Mitarbeitern Auskunft. Befragt wurden fast aussschließlich Firmen, in denen der Einkauf eine hohe oder sehr hohe strategische Bedeutung für den Erfolg des Unternehmens besitzt. Die Interviews fanden im Juli und August 2011 statt.
Ein wichtiges Ergebnis der Studie: Weniger als 50 Prozent der Umfrageteilnehmer steuern die Prozessschritte im Einkauf - von der Registrierung des Lieferanten über dessen Qualifizierung und Klassifizierung, der Vertragserstellung und -verwaltung bis hin zur Verbesserung der Lieferantenbeziehung und Kaufabwicklung - durchgängig mit einer speziellen Software für das Supplier Relationship Management. Häufig sind lediglich Office-Produkte im Einsatz. Während der Lieferantenregistrierung laufen Kontakte häufig über das Telefon oder per E-Mail, die Adressen werden danach in Excel-Listen erfasst. Dort findet dann erst eine Weiterqualifikation statt, genauso wie die Pflege der Lieferantendaten. Gerade einmal ein Fünftel der befragten Unternehmen nutzen schon einfache E-Procurementlösungen, zum Beispiel um Waren standardisiert über das Internet zu bestellen.
Handarbeit ist eher die Regel als die Ausnahme
Unter 20 Prozent der Unternehmen in Deutschland verfügen also aktuell über eine integrierte Softwarelandschaft, die manuelle Prozessschritte in der Beschaffung auf ein Minimum reduziert. „Um über den Einkaufshebel deutliche Margensprünge zu realisieren, sind aber drei Faktoren entscheidend: eine durchgängige Strategie, qualifizierte Mitarbeiter und integrierte IT-Systeme", zeigt Wieland Auswege auf.
Fachpersonal ist seiner Meinung nach maßgeblich, um klare Strategien zu erarbeiten und umzusetzen. Gute Einkäufer zeichne heute nicht mehr nur ein ausgezeichnetes Verhandlungsgeschick aus, sondern auch eine analytische Denkweise, um Einkaufsprozesse zu strukturieren und zu verbessern. Und schließlich bräuchten Mitarbeiter im Einkauf zur Umsetzung ihrer Strategie entsprechende, in die ERP-Standardsoftware eingebundene spezielle Anwendungen zur Beschaffung.
Verbesserungspotenziale sichten
„Erstaunlich ist, dass sich mancher Einkaufsleiter mit der manuellen, rein Office-basierten Bearbeitung des Einkaufsprozesses abgefunden hat", wundert sich Wieland. Bei der Lieferantenauswahl schätzen lediglich 20 Prozent der befragten Einkaufsleiter den manuellen Aufwand als sehr hoch oder hoch ein. Wieland rät den Einkaufsleitern deshalb: „Zählen Sie einfach mal Ihre Word- und Excel-Vorlagen und -Dokumente. Dann erhalten Sie ein Bild, wo die Optimierungspotenziale in Ihrer Einkaufsabteilung liegen." Immerhin: 16 Prozent der Einkaufsleiter sind sich der Einsparpotenziale bewusst. Und mehr als ein Drittel der Befragten sind mit den Reibungsverlusten in der Vertragserstellung, -verwaltung und -überwachung unzufrieden.
Offenbar ist der Veränderungsdruck aber noch nicht hoch genug: Lediglich fünf Prozent der befragten Unternehmen wollen entsprechende Software anschaffen und somit produktiver werden. „Im E-Procurement gibt es sicherlich gerade auch bei mittelständischen Kunden Nachholbedarf. Waren im Internet zu bestellen, kann daher nur der erste Schritt in Richtung einer leistungsfähigen Einkaufsabteilung sein", so Wieland abschließend.
Autor der Analyse:
Dr. Cristian Wieland
Head of Analytics
Hoppenstedt Firmeninformationen GmbH
Geschäftsbereich RAAD Research
Bildmaterial zum Autor:
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Kurzinformation zum Autor:
Dr. Cristian Wieland ist Mitglied der Geschäftsführung der Hoppenstedt Firmeninformationen GmbH und Head of Analytics des Geschäftsbereiches RAAD Research. In dieser Funktion verantwortet er den gesamten Bereich der Marktanalyse und Studienerstellung. Seit vielen Jahren beschäftigt sich Dr. Cristian Wieland intensiv mit der Beobachtung der relevanten Marktentwicklungen. Seine Erfahrung als Berater für strategische, taktische und operative Fragen gründet sich auf hunderte von Einzelprojekten mit Soft- und Hardwareherstellern, sowie IT-Dienstleistern jeder Größe.
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